Süreç Ve Arşivlemede Kolaylık
Taranmış matbu dokümanlar, fakslar, mailler, web mesajları, sosyal medya mesajları, JPEG dahil her formatta dijital dosyalar, yazı haline dönüşür, okunabilir ve üzerine yazılabilir formatta görevli kişilere gönderilebilir, süreçleri takip eder, yorum ya da başka dokümanlar ilave edilebilir, paraflanır, imzalanır ve muhatabına gönderilebilir. Sürecin her aşmasında çıktı alınabilir ve ayrı versiyon olarak da arşivlenebilir.
Kolay Kullanım
EBYS sistem i sayesinde yıllar öncesine ait dokümanlar; tarih, konu, gönderen, alan, sayı vb kriterlerle aranabilir ve saniyeler içinde bulunabilir. Kolay erişim için doküman içinde geçen birkaç kelimenin sırasız yazılmasıyla da bulunabilir. EBYS sistemi sayesinde, kişiler sadece yetkili olarak tanımlandıkları evraka erişebilirler.zZengin menüsü sayesinde yapacağınız işlemler sırasında karmaşıklık yaşamazsınız.
Güven
Süreçteki hiçbir görevli kişi dokümanı almadım ya da okumadım diyemez. EBYS sisteminde yasal olarak süreçte bir kişinin kendisine gelen her doküman için, «aldı ve okudu» kaydı kayıt altına alınır.Böylece iş süreçlerinde yaşanacak aksaklıkların önüne geçilmiş olur.Yetkilendirme özellikleri ile herkes kendi departman ve sorumluluğunda olan belgelere erişim ve işlem yetkisine sahip olur.Böylece evrakların güvenliği konusunda sorunlar yaşanmaz.
Elektronik Belge Yönetiminin Faydaları
Belge Yönetiminin Amacı
Var olan belgeleri ve oluşmakta olan belgelerin kontrolünü sağlamak,kullanılmak istenildiğinde belgenin erişimini kolaylaştırmak, geçerliliğini kaybetmiş belgeleri ayırt etmek, belgelerin korunmasını sağlamaktır. Diğer bir amacı da,devlete her açıdan kaynaklık yapan ve belleğini oluşturan Milli Arşiv’e katkı sağlamak ve oluşumuna yardım etmektir. Belgelerin belirli uygulamalar ve işlemlerden geçerek Milli Arşiv’e eklenmesinde ve bunların kontrolünün sağlanmasında rol oynar.
Belge Yönetiminin Avantajları
- Karar verme
- Yasal destek ve yasal belge sağlama
- Kırtasiyeciliği önleme ve maliyet azaltma
- Yeni belgeler için referans olma
- Belgelerin kontrolü için sistematik yaklaşım sağlama
- Kurumsal verimliliği artırma
- Değerli dosyaları koruma
- Gereksiz belgelerin üretimini önleme Kurumun bilgi gereksinimlerini karşılama
- Kurumun tarihini koruma
- Arşivsel çalışmalara nitelik kazandırma